Mengatasi Rumitnya Manajemen 500+ Karyawan Outsourcing dengan Odoo HRIS & Jidoka System Indonesia
Mengelola karyawan internal saja sudah menantang, apalagi jika perusahaan Anda bergerak di bidang Outsourcing atau Managed Service. Itulah yang dialami oleh PT KSPS, sebuah perusahaan penyedia tenaga kerja (IT, Admin, Customer Service, cleaning service, dan lain-lain) yang mengelola lebih dari 1000 personel di 20 lokasi klien yang berbeda di seluruh Indonesia.
Sebelum bertemu dengan Jidoka System Indonesia dan menggunakan Sistem Odoo HRIS, mereka menghadapi "badai" operasional yang hampir melumpuhkan bisnis mereka. Administrasi manual dan campuran dengan penggunaan aplikasi yang tidak terintegrasi menyebabkan banyak kesulitan dalam melakukan sinkronisasi data.
Masalah: Administrasi Manual yang Berujung Kerugian Profit
Sebagai perusahaan outsourcing, PT KSPS menghadapi tiga masalah utama yang sangat kritikal:
Absensi yang Tidak Valid: Karyawan tersebar di lokasi klien. Tim pusat kesulitan memverifikasi apakah karyawan benar-benar hadir atau melakukan "titip absen". Akibatnya, klien sering komplain karena kekurangan personel di lapangan.
Perhitungan Lembur & Shift yang Semrawut: Dengan pola kerja 3 shift di berbagai site, tim HR pusat sering salah menghitung jam lembur. Hal ini menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan pembengkakan biaya gaji yang tidak terkontrol.
Kontrak Kerja (PKWT) yang Terlewat: Karena mencatat secara manual di Excel dan/atau aplikasi berbeda yang terpisah, tim HR sering lupa kapan masa kontrak karyawan habis. Ini berisiko hukum bagi perusahaan.
Selain itu manajemen untuk setiap proyek juga cukup merepotkan karena setiap klien akan memiliki kebijakan dalam pengelolaan, perhitungan gaji, dan lain sebagainya.
Solusi Jidoka: Implementasi Odoo HRIS yang Terkustomisasi
PT KSPS kemudian bermitra dengan Jidoka System Indonesia sebagai konsultan IT dan partner resmi Odoo. Setelah melakukan analisis mendalam, Jidoka menerapkan solusi berikut:
1. Sistem Absensi Geolocation & Face Recognition
Jidoka mengimplementasikan modul Odoo Attendance yang diintegrasikan dengan aplikasi mobile. Karyawan wajib melakukan absen melalui smartphone dengan validasi GPS (hanya bisa absen di area site klien) dan foto selfie (Face Recognition). Data masuk secara real-time ke dashboard pusat.
2. Otomasi Penjadwalan Shift & Payroll Terintegrasi
Jidoka membangun konfigurasi Odoo Planning untuk mengatur jadwal shift yang kompleks. Data kehadiran dari sistem absen langsung ditarik ke modul Payroll. Sistem secara otomatis menghitung lembur berdasarkan regulasi terbaru, tanpa perlu input manual lagi.
3. Dashboard Alert untuk Manajemen Kontrak
Dengan modul Odoo Contract, Jidoka membuat sistem peringatan otomatis (email & notifikasi) 30 hari sebelum kontrak PKWT karyawan berakhir. Tim HR kini memiliki waktu cukup untuk melakukan evaluasi atau perpanjangan kontrak.
4. Manajemen Project
Dengan HRIS Odoo yang terintegrasi mulai dari proses SPH sampai ke penerbitan kontrak kerja dan rekrutmen karyawan yang baik, maka semua kegiatan termonitor dengan baik, bahkan sampai ke level offboarding untuk setiap karyawan.
Hasil Nyata: Efisiensi Meningkat 40%
Hanya dalam 3 bulan setelah implementasi oleh Jidoka System Indonesia, PT KSPS merasakan perubahan signifikan:
Akurasi Data Absensi 100%: Komplain dari klien mengenai kehadiran personel turun drastis hingga hampir nol.
Efisiensi Waktu Payroll: Proses penggajian yang biasanya memakan waktu 7 hari kerja kini selesai dalam 1 hari saja.
Penghematan Biaya: Mengurangi kebocoran anggaran akibat salah hitung lembur dan denda administrasi kontrak.
Pelajaran Penting untuk Bisnis Anda
Kasus PT KSPS membuktikan bahwa teknologi ERP seperti Odoo HRIS hanya akan maksimal jika ditangani oleh partner yang tepat. Jidoka System Indonesia memastikan bahwa sistem tidak hanya "terpasang", tetapi juga benar-benar "menyelesaikan masalah".
Apakah perusahaan Anda juga sedang berjuang mengelola karyawan lapangan atau outsourcing? Jangan biarkan kerumitan administrasi menghambat profitabilitas Anda.
Konsultasikan Case Anda Sekarang!
Mari bangun sistem HRIS yang transparan dan efisien bersama Jidoka System Indonesia. Kami siap mendengarkan tantangan unik bisnis Anda.
>> Hubungi Jidoka System Indonesia <<
[Jadwalkan Demo Odoo HRIS Secara Privat]